Viisi vinkkiä tietokoneen käyttöön

OmaLogo on mainosteippaamo, mutta käytämme teippien ohella paljon tietokoneita. Tietokoneet ohjaavat tulostimia sekä leikkuukonetta, mutta tietokoneilla myös suunnitellaan teipit ja tarrat. Tietokone on myös se ensisijainen yhteydenpitoväline asiakkaiden kanssa ja sähköpostit, kotisivut ja erilaiset sosiaalisen median kanavat toimivat sekä markkinointikäytössä että vedosten ja tarjousten ja tilausten kanavana.

Vuosien toiminnan aikana olemme huomanneet, että kaikki asiakkaamme eivät välttämättä koe tietokoneen kanssa toimimista kovinkaan miellyttävänä ja jopa sähköpostin käyttö koetaan hankalana. Se saattaa tätä lukevallekin olla huvittavaa, mutta niin se vain oikeassa elämässä on, että kaikki eivät tietokoneista ja digitaalisesta maailmasta niin paljoa välitä, ja onhan Omalogonkin tuotteista 99% reaalisia kylttejä, vaatteita ja tarroja. Digitaalisia tuotteita ovat käytännössä vain tuottamamme logot eli liikemerkit, joita meiltä tilataan tai on tilattu muutama per vuosi.

Vinkki yksi: näyttökuva

Harvoissa tietokoneissa on alusta alkaen mukana mitään grafiikkaohjelmaa eli kuvankäsittely ohjelmaa ja välillä mekin tarvitsemme asiakkaan apua tietääksemme mistä oikeastaan on kyse asiakkaan selittäessä, mitä halutaan tehtävän. Usein asiakkaalla on omalla koneellaan kuva jostain mitä halutaan käyttää mallina työssä ja silloin meille kelpaisi aluksi, vaikka vain näyttökuvan ottaminen toivotusta kuvasta. Näyttökuva mac tai näyttökuva PC maailmassa otetaan eri lailla, mutta kun se saa otettua ja liitettyä vaikka sähköpostiin ollaan jo askel lähempänä varsinaista työn aloittamista. PC maailmassa se onnistuu ihan näppäimistön ”print screen” valinnalla ja kuvan saa liitettyä useimpaan sähköpostiohjelmaan sitten vain lisäämällä sen sähköpostiin paste eli liitä toiminnalla, jolla on pikanäppäinyhdistelmä ctrl+V.

Vinkki kaksi: pidä huolta koneestasi

Monet asiakkaamme valittavat välillä, kuinka hitaaksi heidän koneensa on mennyt viime aikoina. Tähän ei ole yksiselitteistä syytä tai neuvoa, mutta parilla perustoimella voi parantaa oman tietokoneensa toimivuutta. Ensinnäkin kone kannattaa siivota tasaisesti, siis ohjelmistollisesti. Poista ne ohjelmat, joita et koneellasi käytä. Tämä sama ohje toimii myös älypuhelimeen, jonne voit helposti asennella uusia sovelluksia kavereiden ja mainosten saattelemana, mutta joita et kuitenkaan koskaan käytä. Jokainen tietokoneen tai älypuhelimen ohjelma kommunikoi kuitenkin oman palvelimensa eli valmistajan kanssa ja vie aina jotain resursseja koneeltasi – poista siis turhat ohjelmat.

Toisekseen tyhjennä roskakori ja tee koneen eheytys ainakin pari kertaa vuodessa. Älypuhelimessa kannatta huomata, että monessa sovelluksessa oleva poista kuva tai poista viesti, tarkoittaa vasta sitä, että kuva tai viesti siirretään roskakoriin ja mikäli et tee mitään, tuo roskakori täyttää nopeasti ison osan puhelimen muistikapasiteetista – eli tyhjennä myös nämä roskakorit!

Samalla tavalla kuin pidät huolta koneestasi, kannattaa pitää huolta myös yrityksen kalustosta ja tarroittaa tärkeimmät koneet ja kalusto. Silloin se vähintäänkin lisää mahdollisten varkaiden työtä ja antaa mahdollisuuden tunnistaa tuotteet tarrojen perusteella varkauden jälkeen. Tarrahan voi olla vaikka logon tietty osa – sitä varas ei edes välttämättä tajua, ettei tarra kuulu itse laitteeseen!

Vinkki kolme: järjestä tiedostosi

Yksi tärkeimmistä neuvoista, joita olemme asiakkaillemme antaneet, on että tee tiedostoistasi kopiot. Tai käytä varmuuskopiointia jonnekin muualle kuin omalle koneellesi. Jos omalle koneellesi sattuu jotain, saattaa myös se varmuuskopio tuhoutua.

Suosittelemme yritysasiakkaille, että hankkii itselleen pilvitallennustilaa, jonne siirtää tasaisin väliajoin turvaan yrityksen toiminnan kannalta tärkeitä tiedostoja, kuten laskutusta, yritysdokumentteja ja vastaavia. Ei sitten tule täyttä katastrofia, jos tietokone jää traktorin alle.

Erilaiset tallennustilat mitä on saatavilla ovat nykyään aivan yhtä tietoturvallisia kuin oma tietokoneesi, jopa turvallisempia. Useimmat asiakkaistamme nimittäin eivät käytä minkäänlaista salasanaa omassa koneessaan, sillä sen salasanan voi unohtaa tai sen käyttäminen hidastaa tietokoneen avaamista(!). Ajatus on mielestämme hieman absurdi, se olisi sama kuin ei laittaisi omaa kotiaan lukkoon vain sen vuoksi, koska sen lukon avaaminen kotiin tullessa vaatii avaimen taskusta ottamisen… jollei sitten ole jo siirtynyt avaimettomaan järjestelmään.

Huolehdi päivityksistä

Liian usein meillekin tulee asiakas oman koneensa kanssa, jota ei ole päivitetty viimeisten vuosien aikana. Ajatus siitä, että tarvittavat päivitykset jätetään tekemättä se vuoksi, että se vie aikaa tietokoneelta on huono idea. Useimmat päivitykset nimittäin korjaavat entisten virheitä, parantavat tietoturvaa tai muuten pyrkivät parantamaan tietokoneen toimintaa, joten ne päivitykset oikeasti kannattaa sille koneelle laittaa joko automaattisesti tai vähintäänkin tasaisesti tarkastamalla.

Päivitykset ovat tärkeitä myös yrityksen ulkoisessa kuvassa. Liian usein mekin näemme kymmenien vuosien vanhoja kylttejä tai tarroituksia, joista ovat värit kadonneet ja teksti haalistunut. Uuden tarrapinnan tai koko kyltin vaihtaminen ei kuitenkaan maksa omaisuuksia, mutta tuo potentiaalisille asiakkaille näkyville, että yritys oikeasti on vielä olemassa. Vanhat kyltit ja teippaukset eivät todellakaan ole hyvää mainontaa, eikä vanhan kyltin uudistaminen vähennä vanhan yrityksen historian arvoa, päinvastoin sehän näyttää että vanha yritys on vieläkin voimissaan.

Huolehti koneesi tietoturvasta

Minimissään tietokoneessasi tulee olla jokin virusturva. Se voi olla maksuton Avast tai maksullinen F-Secure, kunhan koneellasi on jokin turva. Ei ole lainkaan mahdotonta, että avaisit sähköpostissa tulleen virusviestin tai lataisit koneellesi ohjelman tai tiedoston, joka sisältää viruksen tai haittaohjelman. Taitavimmat näistä haittaohjelmien tekijöistä kyllä osaavat tehdä sen niin, että sinä et huomaa mitään – et vaikka ohjelma olisi asentunut ja toimisi koko ajan koneellasi. Siksi aina asennettaessa virustorjuntasovellus, se tarkistaa koko koneen. Vastaava sovellus kannattaa asentaa myös älypuhelimeesi, jos asentelet sinne sovelluksia sovelluskaupasta ja käytät puhelintasi työssäsi. Sinällään puhelin on turvallisempi kuin tietokoneesi, sillä todennäköisesti olet jo asennusvaiheessa valinnut paikan, minne puhelimesi arkistoi kaikki tietosi automaattisesti. Eli jos puhelimesi hajoa tai katoaa, sinulla on vielä kaikki tiedostot, tiedot ja kuvat tallessa pilvessä. Vastaavasti jos tietokoneesi saa pahan haittaohjelmatartunnan, voi olla, että koko tietokone pitää asentaa uudelleen, ja silloin todellakin toivot, että olisit ottanut käyttöön sen pilvipalvelimen ja arkistoinut yrityksesi tiedot sinne.