Yritysmuutto 101 – Vinkkejä ja näkökulmia yrityksen toiminnan siirtämisestä uusiin toimitiloihin

Nykypäivän yritysmaailmassa hyvinkin monet yritykset pakkaavat tavaransa ja siirtyvät vanhoista tiloista uuteen toimipaikkaan. Yritysmuuttoa voidaan käyttää virkistävänä peliliikkeenä yrityksen toiminnalle, sillä yrityksen toiminnasta riippumatta sillä on positiivisia vaikutuksia yritykseen sekä yritysmuuttoa voidaan myös käyttää osana yrityksen liiketoimintastrategiaa. Toisaalta yritysmuutto sisältää riskejä koska huonosti järjestelty yritysmuutto saattaa pysäyttää yrityksen toiminnan pahimmillaan jopa useammiksi päiviksi joka on haitallista koska pysähdyksissä oleva liiketoiminta näkyy yrityksen tuloksessa.

Tämän takia yrityksen mahdollisen toimitilan vaihdoksen tulee olla huolellisesti suunniteltu sekä organisoitu prosessi joka voi olla myös mahdollista ulkoistaa vaikkapa jollekkin muuttamiseen erikoistuneelle yritykselle joka huolehtii muutosta. Varsinkin suurempien yritysten kannalta nämä palvelut ovat ehkä parempi ulkoistaa jonkin toisen yrityksen huolehdittavaksi, mutta pienempien yritysten kannalta tämä ei ole ehkä välttämätöntä.

Uudet tilat – uudet mahdollisuudet

Syitä yrityksen toimitilojen vaihdokseen voi olla monia. Yleisimpiä syitä yrityksen toimitilojen vaihdosprosessiin ovat juurikin toimitiloihin liittyvät seikat kuten tilojen sijaintiin tai kokoon liittyvät seikat: toimitilat saattavat käydä liian pieniksi toiminnan kasvaessa tai ne saattavat olla liian puutteelliset yrityksen palveluiden kannalta. Myös toimitilojen sijainnin vaihtamisella saattaa olla positiivisia hyötyjä yritystoiminnassa, sillä sen avulla voidaan mahdollisesti saavuttaa uutta asiakaskuntaa. Yrityksen muuttamisen syynä voi myös olla yrityksen toimitilojen kuluihin ja kustannuksiin liittyvät asiat, esimerkiksi liian kalliiksi nousevat vuokrakulut ovat hyvinkin yleinen syy yrityksen toimitilavaihdoksille.

Vinkkejä onnistuneeseen muuttoon

Yrityksen muuttaessa uusiin tiloihin on tärkeä muistaa, että onnistuneen yritysmuuton salaisuus on ehdottomasti suunnittelu ja organisaatio. Nämä kaksi asiaa huomioon ottamalla muutosta tulee sujuvaa ja vaivattomampaa.

Hyvin suunnitellun muuttoprosessin avulla suurikin yritys voi muuttaa toimitilojaan jopa yhden viikonlopun aikana. Ennen varsinaisen muuton käynnistymistä on tärkeää selvittää muuttoon liittyvät realistiset aikataulut, informoida muuta henkilökuntaa toimitilojen vaihdoksesta sekä palkata yritysmuuttoihin erikoistuneet ammattilaiset jos yritys haluaa ulkoistaa muuttotapahtuman jonkun muun yrityksen tehtäväksi. Jos taas muutto tehdään ilman ulkopuolisten yritysten apua, on syytä hankkia valmiiksi muutossa tarvittavat työvälineet kuten esimerkiksi nokkakärryjä tai vaikkapa pakettiauto, jos sellaista ei erikseen ole saatavilla. Myös uuden toimipisteen kiinteistöön liittyvät asiat, kuten vartiointi ja jätehuolto, on hyvä laittaa kuntoon ennen kuin muutto käynnistyy. Ennen tavaroiden siirtämistä on hyvä järjestellä tavarat laatikoittain siistiin järjestykseen, jotta ne ovat helposti löydettävissä purkuvaiheessa. Tämä helpottaa huomattavasti muuttoprosessia koska aikaa kuluu huomattavasti vähemmän.

Muuton seurauksena syntyy lähes aina jätettä: nämä jätteet ovat syytä muistaa kierrättää asianmukaisesti lajittelemalla ne erikseen ja toimittamalla ne asianmukaisiin jätepisteisiin. Jos muuton seurauksena jää tarpeettomia toimistokalusteita, nämä ovat hyvä kierrättää myös. Kun muuttoprosessi alkaa olla ohi, on hyvä käydä tarkistamassa vielä vanhat toimitilat että ne ovat varmasti asianmukaisessa luovutuskunnossa ja siivottuna.

Muista näkyvyys uudessa paikassa – meiltä ratkaisut Omalogosta

Kun yrityksen muuttoprosessi alkaa lähestymään loppuaan, on tulevasta osoitteenmuutoksesta hyvä ilmoittaa yrityksen kotisivuille sekä myös erilaisille sosiaalisen median kanaville joissa yritys mainostaa itseään, kuten Facebookiin. Tällä tavoin saadaan informoitua myös asiakasta yrityksessä tapahtuvasta toimitilamuutoksesta.

Muuttaminen uusiin tiloihin voi tarjota myös hyvän tilaisuuden ehostaa yrityksen ulkoasua ja ilmettä, esimerkiksi uusien opasteiden, kylttien ja ikkunateippausten avulla. Uudet tilat sekä mahdolliset yrityksen ulkoasun muutokset antavat taatusti lisäpotkua yrityksen markkinointiin ja esille tuomiseen uudessa positiivisessa valossa.